Czy umowa Twojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością była stworzona przy pomocy wzorca umowy w portalu S24? Jest to niewątpliwie szybsze i prostsze niż tworzenie umowy spółki samodzielnie, a dodatkowo oszczędza Ci konieczności wizyty u notariusza i związanych z tym kosztów… ale czy taka umowa chroni Twoje interesy? W tym artykule podpowiemy, kiedy warto zmienić swoją umowę spółki na tę zawieraną w formie notarialnej, jakich ważnych zapisów nie znajdziesz w elektronicznym wzorcu, a które pozwolą Ci zachować kontrolę w sytuacjach nieprzewidywalnych oraz zabezpieczyć Twoją przyszłość, również w dalszej perspektywie.
1. Kiedy nie prowadzisz spółki w pojedynkę!
Wbrew słownikowej definicji słowa “spółka”, która zakłada współdziałanie kilku osób dla osiągnięcia jakiegoś celu wiele podmiotów prowadzi spółki jednoosobowo. Poza zakresem tego punktu pozostawiamy również stricte rodzinne biznesy, gdzie wspólnikami są np. małżonkowie lub inni członkowie rodziny. Pomimo, iż w rodzinie również mogą występować konflikty to jednak największym ryzykiem obarczone jest wejście w spółkę z osobą trzecią. Jeśli zatem nosisz się z zamiarem założenia spółki wraz z jakimkolwiek innym, niezależnym wspólnikiem to ZAWSZE korzystne będzie zawarcie dostosowanej umowy spółki. Konflikty pomiędzy wspólnikami czy ostateczne nieosiągnięcie planowanych celów gospodarczych zbyt często zdarzają się w praktyce by przed tym nie ostrzec, a dostosowane zapisy umowne mogą z góry rozwiązać wiele potencjalnych problemów. Dobrym przykładem jest wprowadzenie wymogu zgody spółki na zbycie udziałów czy też prawa pierwokupu/pierwszeństwa nabycia udziałów dla pozostałych wspólników – bo kto z nas chciały znaleźć się w spółce z zupełnie nieznaną osobą!? Inną formą ograniczenia zbywalności udziałów jest zastosowanie klauzuli lock-up dającej zobowiązanie wspólnika spółki do niesprzedawania udziałów w określonym w umowie terminie. Tego typu zabezpieczenie ma zapewnić stabilność składu wspólników i często stosowane jest w start-upach. Kluczowe jest również doprecyzowanie kwestii związanych z wyjściem ze spółki czy z działalnością konkurencyjną wspólników/członków zarządu. Warto tutaj rozważyć także osobne umowy pomiędzy wspólnikami nakładające zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej, ale również sankcje za jego naruszenie, czy też dodatkowy umowny zakaz konkurencji dla członków zarządu obowiązujący w określonym czasie po odwołaniu z funkcji. Dodatkowo, przemyśleć należy wprowadzenie listy kwestii, które oddane zostaną do decyzji zgromadzenia wspólników, zwłaszcza gdy nie wszyscy wspólnicy zostali powołani do zarządu. Jeśli pozostają jakiekolwiek konkretne obawy ze strony wspólników to należy je rozwiązać już na tym etapie.
2. Aby zapewnić sobie szczególne uprawnienia.
Niejednokrotnie zdarza się, że poszczególni wspólnicy chcieliby zagwarantować sobie głos decydujący pomimo posiadania mniejszej ilości udziałów bądź zabezpieczyć się na wypadek potencjalnego rozwodnienia kapitału zakładowego. W dedykowanej umowie spółki można zapewnić konkretnym wspólnikom szczególne, spersonalizowane uprawnienia poprzez uprzywilejowanie należących do nich udziałów. W ten sposób można zastrzec zwiększoną decyzyjność poszczególnych wspólników, ale również unormować kwestie związane z wypłatą dywidendy takie jak na przykład jej wyższa wysokość (przy tym należy pamiętać, że w spółce z o.o. kwota takiej dywidendy uprzywilejowanej nie może przewyższać więcej niż o połowę kwoty przypadającej na udział nieuprzywilejowany) czy też zapewnić sobie uprzywilejowaną pozycję przy podziale majątku spółki po jej likwidacji. Często już na wczesnych etapach tworzenia spółki (w umowach założycielskich czy inwestycyjnych) wprowadza się tzw klauzule liquidation preference, gwarantujące zwrot określonej części z inwestycji w spółkę konkretnym wspólnikom, w przypadku likwidacji spółki (ale również na wypadek innych zdarzeń, takich jak sprzedaż spółki).
3. Wniesienie know how lub innego składnika niemajątkowego.
Istotne jest przeniesienie na spółkę wszelkiego już wypracowanego know how czy też powstałych praw autorskich np. do stworzonego systemu, aplikacji. Często bowiem zdarza się, że spółka tworzona jest na dalszym etapie projektu, podczas gdy główna “wartość” została już wytworzona. Nawet jeśli nie doszło do wniesienia określonych składników niemajątkowych na etapie rejestracji (nie jest możliwe w ogóle wniesienie wkładów niepieniężnych podczas rejestracji spółki z o.o. przy użyciu systemu s24), odpowiednie wkłady – a co za tym idzie określenie ich wartości i objęcie przysługujących w zamian udziałów – mogą zostać wniesione również na dalszym etapie istnienia spółki, poprzez zmianę postanowień dotychczasowej umowy. Oczywiście również klasyczne składniki majątkowe (np. nieruchomość, maszyny) mogą zostać w ten sposób wniesione, jednak rzadziej zdarza się, że taki składnik zostanie pominięty na jakimkolwiek etapie funkcjonowania organizacji. Warto jednak podkreślić, że te niemajątkowe składniki również zasługują na uwagę, a nierzadko stanowią główną wartość przedsiębiorstwa.
4. Aby skutecznie zabezpieczyć sukcesję spółki i wyeliminować związane z nią zagrożenia.
Sukcesja to proces następstwa w firmie zachodzący pomiędzy pokoleniami, dzielący się na dwie sfery – majątkową (tj. udziały lub prawa wspólnika) i osobową (możliwość zarządzania firmą). Poza sporządzeniem planu sukcesji, należy przewidzieć ją także w umowie spółki, wprowadzając do niej odpowiednie zapisy, np. umożliwiające objęcie udziałów w spółce po zmarłym wspólniku przez konkretną osobę lub w drugą stronę – uniemożliwiające wstąpienie spadkobierców do spółki w miejsce zmarłego wspólnika. Postanowienia umowy spółki regulujące kwestie sukcesji będą miały pierwszeństwo przed ogólnymi przepisami o dziedziczeniu ustawowym czy nawet testamentowym. Dlatego warto skorzystać z tej możliwości i doprecyzować odpowiednie zasady tak, aby były one klarowne dla wszystkich wspólników i odpowiadały konkretnym potrzebom i sytuacji osobistej poszczególnych z nich.
5. Inne ważne zapisy i na co jeszcze zwrócić uwagę.
Nierzadko wspólnicy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością nie zdają sobie sprawy z faktu, że w przypadku rozwodu będa musieli “oddać” część swoich udziałów w spółce współmałżonkowi… Jeżeli bowiem wkład wniesiony do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy do majątku wspólnego wspólnika i jego małżonka to również udział w spółce objęty za ten wkład wchodzi do majątku wspólnego. Dlatego funkcjonującym w praktyce rozwiązaniem jest wyłączanie w ramach umowy spółki prawa wstąpienia do spółki przez małżonka wspólnika. Takie rozwiązanie daje większą stabilizację stosunków w ramach spółki.
Inną kategorią zapisów będą zapisy “ułatwiające życie” takie jak elektroniczne podejmowanie uchwał. Warto również wprowadzić do umowy spółki zapis dotyczący uproszczonego podwyższenia kapitału zakładowego, bez konieczności wizyty u notariusza.
PODSUMOWANIE
Stworzenie spersonalizowanej umowy spółki wymaga więcej wysiłku niż uzupełnienie wzorca w portalu S24, ale niesie za sobą więcej możliwości w zakresie zabezpieczenia przyszłości nie tylko samej firmy, ale także jej wspólników i ich spadkobierców. Przemyślana umowa spółki jest połową sukcesu w zapewnieniu trwałości stosunków między wspólnikami i sprawnego oraz prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przygotowanie tak ważnego dokumentu warto jest oddać w ręce specjalistów, którzy zadbają o zawarcie wszystkich wartościowych dla wspólników zapisów.
Kancelaria DKLAW chętnie stworzy umowę Twojej spółki. Skontaktuj się z nami!
