W przypadku zakładania działalności gospodarczej z drugą osobą (lub grupą osób) nasi klienci często decydują się na założenie spółki cywilnej (nawet nasza kancelaria początkowo funkcjonowała w takiej formie). Wybór spółki cywilnej jako formy działalności nie jest czymś zaskakującym – założenie spółki cywilnej, a także jej prowadzenie, jest znacznie łatwiejsze i mniej kosztowne niż założenie spółki osobowej (np. jawnej) czy kapitałowej (np. z ograniczoną odpowiedzialnością) – jest więc łatwym rozwiązaniem na wystartowanie ze swoim biznesem. Wspomniane uproszczenia wiążą się jednak z pewnymi ograniczeniami, które na pewnym etapie działalności znaczną być uciążliwe. Z tego też powodu dobrze rozwijające się spółki cywilne powinny rozważyć zmianę swojej formy – na przykład na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Spółka cywilna vs Spółka z o.o.
Aby dokładnie zrozumieć, dlaczego zalecane jest przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. należy w pierwszej kolejności wskazać na różnice pomiędzy tymi spółkami. Przepisy prawa nie są w tym zakresie zbyt przyjazne dla osób niebędących prawnikami – są przepełnione bardzo specjalistyczną terminologią, która nie zawsze oznacza to samo co w języku potocznym.
Już na wstępie nie jedną osobę może zdziwić to, że spółka cywilna nie jest spółką w rozumieniu prawa spółek. Na dobrą sprawę spółka cywilna jest zwykłą umową, w której strony zobowiązują się do wspólnego prowadzenia określonej działalności. Nie tworzy ona osobnego tworu w postaci spółki.
Krótkie rozwinięcie: spółka cywilna nie jest osobnym podmiotem praw i obowiązków (w przeciwieństwie do innych spółek). Jeśli więc grupa osób prowadzi spółkę cywilną, to zawierając umowę to nie spółka cywilna jest stroną umowy, tylko wszyscy wspólnicy łącznie. Spółka cywilna nie posiada też własnego majątku. Cały majątek służący do prowadzenia działalności przez spółkę cywilną należy łącznie do wszystkich wspólników. W skutek takiej postaci rzeczy wspólnicy są solidarnie zobowiązani za wszystkie zobowiązania „spółki” swoimi prywatnymi majątkami (co na pewno nie powinno zachęcać do zaciągania większych zobowiązań). Prowadzenie spółki cywilnej wiąże się także ze sporym ryzykiem – jeśli bowiem któryś ze wspólników wprowadzi spółkę cywilną w tarapaty, to obowiązek naprawienia potencjalnych szkód wyrządzonych przez wspólnika zostanie także nałożony na pozostałych wspólników. Prowadzenie spółki cywilnej wymaga więc bardzo dużego zaufania do pozostałych wspólników.
Znacznie bezpieczniejszą formą prowadzenia wspólnej działalności jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Po pierwsze – taka spółka jest samodzielnym podmiotem praw i obowiązków, w związku z czym to nie wspólnicy są zobowiązani do wykonywania umów spółki, tylko sama spółka. Spółka posiada także własny, oddzielny majątek. Dodatkowo, jak sama nazwa sugeruje, odpowiedzialność wspólników jest ograniczona – tj. do wartości posiadanych udziałów przez poszczególnych wspólników. Jeśli więc spółka z o.o. posiada minimalny kapitał zakładowy w wysokości 5.000 zł, to wspólnicy odpowiadać będą wspólnie do maksymalnej kwoty właśnie 5.000 zł (jeśli np. wspólnik posiada udziały o wartości 1.000 zł w kapitale o wartości 5.000 zł, to jego odpowiedzialność ograniczona będzie do kwoty 1.000 zł). W związku z tym oczywiście nasuwa się pytanie – co, jeśli spółka posiada długi przewyższające kwotę kapitału zakładowego? Czy w takiej sytuacji nikt nie odpowiada za zobowiązania spółki?
Niestety sprawa nie jest tak kolorowa (w przeciwnym razie spółki z o.o. byłby świetnym sposobem na wyłudzanie pieniędzy ???? ). W przypadku niewypłacalności spółki (a dokładniej, gdy próba ściągnięcia długu z majątku samej spółki okaże się bezskuteczna) długi przechodzą na członków zarządu. Ma to jednak miejsce jedynie wtedy, jeżeli w odpowiednim czasie nie zostanie przez zarząd złożony wniosek o ogłoszenie upadłości spółki (warto więc uświadomić członków zarządu o powyższym obowiązku).
Zalety przekształcenia
Przede wszystkim należy wskazać, że spółka z o.o. jest bardziej bezpieczna i ciągnie za sobą mniejsze ryzyko dla przedsiębiorcy, a także pozwala na mocne zabezpieczenie majątku prywatnego.
Po drugie – spółka z o.o. pozwala na bardziej elastyczny podział obowiązków pomiędzy osobami zaangażowanymi w dane przedsięwzięcie. Jeśli ktoś posiada kapitał, ale nie chce angażować się w bieżącą działalność spółki, to może pozostawić sobie status jedynie udziałowca. Jeśli ktoś natomiast nie posiada kapitału, ale posiada szczególne umiejętności zarządcze lub posiada wiedzę niezbędną do prowadzenia konkretnej działalności i chce się angażować w bieżącą działalność spółki, to w takim wypadku może zostać członkiem zarządu. Jeśli ktoś natomiast ma i jedno, i drugie, to może być zarówno udziałowcem jak i członkiem zarządu.
Po trzecie – spółce z o.o. o wiele łatwiej jest pozyskać zewnętrznego inwestora. Spółki cywilne wymagają dużego zaufania do pozostałych wspólników z uwagi na ich nieograniczoną odpowiedzialność. Z tego też powodu niewiele osób decyduje się na dołączenie do istniejącej spółki cywilnej – wiązałoby się to bowiem z wejściem we wszystkie zobowiązania spółki swoim prywatnym majątkiem. W przypadku zaś spółek z o.o. sytuacja jest inna – odpowiedzialność wspólników jest ograniczona a finanse spółki są jawne (spółki składają roczne sprawozdania finansowe), dlatego też perspektywa inwestycji jest bardziej kusząca. Bardzo łatwe jest także tworzenie nowych udziałów w spółce czy sprzedaż istniejących udziałów w przypadku pozyskiwania nowych inwestorów lub w przypadku chęci „wyjścia” ze spółki.
Na koniec chcielibyśmy poruszyć jeszcze jedną istotną kwestię – tj. kwestię dziedziczenia. Planowanie co stanie się ze spółką po naszej śmierci może wydawać się abstrakcją – niejedna osoba machnie na to ręką albo uzna, że nie jest to na tyle ważny temat, aby się nim zainteresować. Pragniemy natomiast zaznaczyć, że śmierć wspólnika potrafi bardzo dużo namieszać w życiu spółki – niejednokrotnie do takiego stopnia, że spółka ulega rozwiązaniu albo staje się niezdatna do dalszej działalności. W umowie spółki z o.o. można określić szczegółowe zasady postępowania na wypadek śmierci wspólnika, dzięki czemu o wiele prościej jest uporządkować zamieszanie spowodowane nieszczęśliwym przypadkiem. Natomiast w przypadku spółki cywilnej przejęcie działalności przez spadkobierców jest znacznie utrudnione, zwłaszcza jeżeli nie został ustanowiony zarządca sukcesyjny (tj. osoba, która po śmierci wspólnika będzie prowadziła bieżące sprawy jego przedsiębiorstwa aż do czasu zakończenia formalności spadkowych). Reasumując, jeśli któryś ze wspólników nieszczęśliwie pożegna się z tym światem, to znacznie prościej będzie nam utrzymać przy życiu spółkę z o.o., niż spółkę cywilną.
Skutki przekształcenia
Co do samego przekształcenia – przepisy kodeksu spółek handlowych umożliwiają skorzystanie z uproszczonego trybu przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.Dzięki temu proces ten nie jest ani czasochłonny, ani uciążliwy formalnie.
W pierwszej kolejności trzeba podkreślić, że w wyniku przekształcenia nie dochodzi do likwidacji spółki cywilnej, a jedynie do zmiany formy prawnej kontynuowanej działalności gospodarczej – na zasadzie tzw. sukcesja uniwersalna. Czyli po ludzku – spółka cywilna zmienia się w spółkę z o.o., a cała sytuacja prawna czy finansowa spółki pozostaje taka sama. W związku z powyższym, nie trzeba martwić się o:
– podpisywanie aneksów,
– zawieranie nowych umów,
– pozyskiwanie nowych zezwoleń czy licencji (co do zasady),
– likwidację spółki cywilnej i podział majątku.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zachowuje także numer NIP oraz REGON spółki cywilnej.
Ponadto spółka z o.o. powstała w wyniku przekształcenia spółki cywilnej wstępuje we wszelkie przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa i obowiązki spółki (co do zasady).
Koszt i czas przekształcenia
Spółka spółce nie równa, dlatego koszt przekształcenia zależy w głównej mierze od specyfiki konkretnej spółki (rodzaju działalności, planowanej strukturze, wartości aktywów). Koszty dzielą się natomiast na następujące kategorie:
– koszt za dokonanie stosownego wpisu w Rejestrze Przedsiębiorców – 500 zł,
– koszt za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł,
– koszty taksy notarialnej,
– koszty wsparcia księgowego,
– koszty pomocy prawnej polegającej na sporządzenia wszystkich niezbędnych dokumentów (w tym umowy spółki z o.o. oraz uchwały o przekształceniu),
– koszt ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym po dokonaniu przekształcenia, którego koszt zależny jest od ilości znaków.
Proces przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. zazwyczaj trwa 2-3 miesiące. Zależy on głównie od tego czy przekształcenie przeprowadzane jest w formie pełnej, czy też uproszczonej. Oczywiście nie bez znaczenia jest również obciążenie sądów rejestrowych, które może przedłużyć czas oczekiwania na wpis przekształcenia do rejestru.
Co istotne, do dokumentacji przesyłanej do sądu rejestrowego załączyć można również wniosek o dokonanie wpisu w określonym dniu (np. pierwszy roboczy dzień miesiąca). Ułatwi to związane z przekształceniem operacje księgowe i rozliczenia związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych spółki przekształcanej.
Czy mogę dokonać przekształcenia bez wsparcia prawnego/księgowego?
Przeciętny Kowalski raczej nie brałby się za tworzenie planu budynku bez pomocy architekta – w naszej ocenie nie powinien także brać się za przeprowadzenie przekształcenia spółki.
„Uproszczona” procedura przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. wcale nie jest procedurą prostą. Wymaga po pierwsze oszacowania skutków przekształcenia, wykrycia potencjalnych ryzyk, przygotowania stosownych dokumentów a także złożenia stosownych wniosków do sądu.
Koszty związane z potencjalnymi korektami czy błędami, które mogą pojawić się w przyszłości najprawdopodobniej znacznie przewyższałyby koszt wsparcia prawnego i księgowego samego przekształcenia. Dlatego też polecamy, by ułatwić pracę prawnikom i księgowym poprzez zlecenie im stosownych prac od samego początku. Będzie to na pewno o wiele sprawniejsze a w dłuższej perspektywie także bardziej przyjazne dla portfela.
Zapraszamy do kontaktu
Można śmiało stwierdzić, że przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest najbardziej korzystnym z dostępnych rozwiązań dla dobrze rozwijających się spółek cywilnych. W kolejnym artykule przybliżymy jak dokładnie od strony praktycznej wygląda sama procedura przekształcenia krok po kroku. Jeżeli interesuje Cię przekształcenie Twojego przedsiębiorstwa i masz dodatkowe pytania, zapraszamy do kontaktu!
