Jak co roku nadchodzi pora na składanie dokumentów finansowych. Warto więc powtórzyć i przypomnieć sobie o obowiązkach związanych z zakończeniem poprzedniego roku obrotowego. Jeśli nie jesteście pewni, co powinniście zrobić, poniższy artykuł powinien rozwiać wszelkie wątpliwości.
Sprawozdanie finansowe
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do sporządzania sprawozdania finansowego zobowiązane są podmioty, które mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, oraz te podmioty, które samodzielnie wybrały pełne księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania. Ponadto co do zasady wszystkie podmioty wpisane do KRS również mają obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego. Są to m.in:
- Spółki kapitałowe, tzn. spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz proste spółki akcyjne,
- Spółki osobowe wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego ( z wyjątkiem spółki jawnej i partnerskiej),
- Spółdzielnie,
- Stowarzyszenia i fundacje prowadzące działalność gospodarczą,
- Spółki jawne, partnerskie oraz przedsiębiorcy, których przychód w skali roku (2022) przekroczył 2 000 000 EUR.
UWAGA! Spółki jawne i partnerskie, które nie przekroczyły wskazanego powyżej limitu, nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, ale muszą złożyć oświadczenie o świadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego do KRS.
Sprawozdanie finansowe stanowi przedstawienie wyników finansowych podmiotów w ubiegłym roku obrotowym i składa się ono m.in. z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień.
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest zarząd lub jeśli podmiot nie posiada zarządu – inny organ o ekwiwalentnych kompetencjach. Sprawozdanie powinno być sporządzone w języku polskim, w wersji elektronicznej, a wszelkie kwoty w nim wpisane powinny być w PLN. Tak przygotowany dokument podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg (księgowy) oraz kierownika jednostki. Sprawozdanie może zostać podpisane jedynie podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym (poprzez e-dowód).
UWAGA! Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu lub przez tylko jednego członka pod warunkiem, iż uzyska on oświadczenie od pozostałych członków, iż sprawozdanie finansowe spełnia ustawowe warunki.
Sprawozdania w pewnych przypadkach podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, m.in. podmioty z sektora finansowego (np. banki), spółki akcyjne, a w każdym razie wszelkie podmioty, które w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Termin sporządzenia sprawozdania finansowego to 3 miesiące od zakończenia roku obrotowego, a więc, co do zasady, 31 marca roku następującego po roku, za który składa się sprawozdanie. Jednak jeśli dana spółka przyjęła inny rok obrotowy, termin ten będzie się różnił.
Sprawozdanie z działalności
Sprawozdanie z działalności muszą sporządzać podmioty zobowiązane do sporządzania sprawozdania finansowego, które stanowią:
- spółki kapitałowe
- spółki komandytowo-akcyjne,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowych,
- spółki jawne i komandytowe, w których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej,
- specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte, fundusze inwestycyjne zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne.
Sprawozdanie z działalności jest opisem działalności podmiotu w ciągu minionego roku obrotowego i powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń.
WYJĄTEK
Sprawozdania z działalności nie musi sporządzać podmiot o statusie mikro lub małej jednostki, na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości i spełni łącznie dwa warunki:
- podejmie uchwałę o nie sporządzaniu sprawozdania z działalności,
- przedstawi w sprawozdaniu finansowym informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe zatwierdza organ jednostki, który jest zgodnie z przepisami do tego uprawniony, w przypadku spółek kapitałowych będzie to zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie). Zarząd powinien zwołać takie zgromadzenie w celu:
- zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
- podjęcia decyzji o udzieleniu lub braku udzielenia absolutorium członkom zarządu ze sprawowanych obowiązków w ubiegłym roku obrotowym
- podjęcia decyzji w przedmiocie działań związanych z otrzymanym wynikiem finansowym, np. wypłaty dywidendy albo pokrycia strat, przekazania środków na kapitał zapasowy, rezerwowy i inne.
Zgromadzenie wspólników powinno odbyć się nie później niż 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, a więc w przypadku roku obrotowego kończącego się 31 grudnia – do 30 czerwca.
Złożenie dokumentów finansowych do RDF
Nie później niż 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego należy złożyć następujące dokumenty:
- podpisane sprawozdanie finansowe w formacie XML,
- skan uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe,
- uchwała o podziale zysku/pokryciu strat,
- sprawozdanie z działalności.
Złożenie dokumentów finansowych odbywa się w formie elektronicznej, za pomocą Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), za pośrednictwem systemu S24, lub w przypadku osób fizycznych poprzez system e-sprawozdania finansowe. Zgłoszenie przesyła osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu lub profesjonalny pełnomocnik (radca prawny, adwokat).
Konsekwencje niezłożenia dokumentów finansowych
Niezłożenie dokumentów związanych z działalnością spółki w danym roku obrotowym niesie za sobą określone konsekwencje.
Dla podmiotów wpisanych do KRS, pierwszym krokiem jest wezwanie do złożenia dokumentów w wyznaczonym dodatkowym 7-dniowym terminie. Otrzymujący takie wezwanie powinien spełnić obowiązek rejestrowy w podanym terminie lub pisemnie usprawiedliwić jego niespełnienie.
Gdy podmiot nie uzupełni braków ani ich pisemnie nie uzasadni, następnym krokiem jest nałożenie grzywny w granicach 15 000 zł w ramach jednego postanowienia, przy czym suma grzywien w jednym postępowaniu nie może przekroczyć 1 000 000 zł. Jeśli podmiot nie spełni obowiązku pomimo nałożenia kary, sąd może orzec nawet o rozwiązaniu podmiotu.
Niedopełnienie obowiązków związanych ze złożeniem dokumentów finansowych (m.in. złożenie do RDF i poddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta) sprawozdania finansowego może skutkować także odpowiedzialnością karną w postaci nałożenia na kierownika jednostki kary ograniczenia wolności (miesiąc do 2 lat) lub grzywny (10 do 540 stawek dziennych).
Ponadto niezłożenie dokumentów finansowych to wykroczenie skarbowe, za które kierownikowi jednostki grozi grzywna w wysokości od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia.
Warto więc pamiętać o sporządzaniu i zgłaszaniu odpowiednich dokumentów finansowych, a także obowiązujących nas terminach, o których poniżej przypominam.
WAŻNE TERMINY
- Sporządzenie sprawozdania finansowego – 31 marca 2024 r. (3 miesiące od zakończenia roku obrotowego)
- Zatwierdzenie sprawozdania finansowego – 30 czerwca 2024 r. (6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego)
- Złożenie sprawozdania finansowego (i innych wymaganych dokumentów) do RDF – 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
